档案管理的目的是健全机关档案的保管制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。档案管理主要以行政机关产生之文书经归档后之管理及应用作业为范围。
明朝以前档案与文书不加区分，称典、册、策、简牍、文书、簿书、案卷、文案、案牍。清康熙十九年（1680年）起居注中首见“档案”一辞， 康熙批阅秋审众犯册， 问：“马哈剌之父与叔皆没于阵，本人亦有功牌，其罪如何。”大学士奏曰：“部中无档案，故控告时部议不准。”
就档案之内容及形式特征，依档案编目规范择要记录其事项及特征，制成档案目录。国家档案编目规范参酌EAD格式订定国家档案描述标准格式，以呈现各个档案描述层次含括之着录项目。
